Association des résidents de Dunany
Règlement (adopté le 13 juillet 2014)
1. Nom et adresse
L’Association des résidents de Dunany est un organisme sans but lucratif incorporé (2013) en vertu de la 3e partie de la loi québécoise sur les compagnies. En anglais, elle porte le nom de Dunany Community Association.
Son adresse légale est celle du membre du CA chargé de la mise-à-jour du Registre des entreprises.
L’ARD regroupe les résidents de la portion du bassin versant englobant les lacs Clair, Black, Boyd et Curran, tel que défini dans la carte datée du 19 octobre 2003 et constituant l’Annexe 1 du présent règlement.
2. Mission
La raison d’être de l’Association est de maintenir et d’améliorer la qualité de vie des résidents de Dunany.
À cette fin,
– L’Association protège, maintient et améliore sans cesse la qualité de son environnement, notamment la qualité de l’eau dans ses quatre lacs.
– L’Association appuie et encourage le développement de l’esprit communautaire en facilitant la tenue d’activités sociales et culturelles.
3. Qualité des membres
Tous les propriétaires et locataires pour de longues périodes du territoire de l’Association peuvent devenir membres de l’Association.
4. Cotisation annuelle
Une cotisation annuelle est exigée de tous les membres. Le montant est fixé lors de l’AGA de l’Association pour l’année qui suit.
La cotisation est due au 30 septembre de chaque année.
Seuls les membres qui ont acquitté leur cotisation l’année précédente ont le droit de voter à l’assemblée annuelle.
5. Assemblée générale annuelle
L’association tient une réunion annuelle chaque été, avant la Fête du travail à un endroit choisi par le conseil d’administration.
Une assemblée générale annuelle spéciale peut être convoquée en tout temps :
– Par la présidence
– Par une résolution d’au moins vingt membres en règle adressée à la présidence ou à la personne qui occupe la fonction de secrétaire précisant les raisons qui les amènent à poser ce geste. Sur réception de cette requête, le secrétaire convoque la réunion.
L’avis de convocation précise la question à débattre et constitue le seul point à l’ordre du jour.
6. Avis de convocation
L’avis de convocation pour les réunions annuelles et spéciales doit indiquer le lieu, le jour et l’heure de la réunion. Il doit être envoyé à tous les membres au moins dix jours avant la tenue de la réunion.
7. Quorum de l’AGA
Le quorum d’une assemblée générale annuelle ou spéciale est fixé à vingt (20).
8. Gestion des assemblées.
La présidence préside les réunions.
Le vote se prend à main levée à moins que la présidence demande un vote secret.
La personne à la présidence s’abstiendra de voter sauf en cas d’égalité des voix. Son vote sera alors prépondérant.
9. Administrateurs membres du CA
Les affaires de l’Association sont sous la responsabilité d’un conseil d’administration de neuf (9) membres provenant idéalement de chacun des quatre lacs.
Les postes électifs sont les suivants : président.e, vice-président.e, secrétaire, trésorier et la direction des communications.
L’administration est élue lors de l’assemblée générale annuelle et ces personnes sont en poste jusqu’à la réunion annuelle de l’année suivante.
Tout membre en règle de l’association qui demeure à Dunany depuis au moins trois ans peut se porter candidat.e. Toutefois, le mandat de la présidence sera de deux ans et ne sera donc pas immédiatement rééligible.
Le mandat des membres du conseil est généralement de deux ans. Ils demeurent en poste tant qu’on ne leur a pas désigné un successeur.
Lorsqu’un poste d’administration devient disponible en cours d’année, le conseil peut désigner une nouvelle personne pour remplacer la personne qui quitte jusqu’à la réunion annuelle suivante. Cette personne devra alors se porter candidate lors de l’assemblée annuelle. Entre temps, cette personne jouira des mêmes droits, privilèges et responsabilités que la personne qui la précède.
10. Comité des mises en candidature
Le comité est formé de la personne à la présidence sortante, de la personne à la présidence et de deux membres choisis lors de l’assemblée générale annuelle.
Le comité est présidé par la personne à la présidence sortante.
Son rapport, une fois approuvé par le conseil d’administration, sera distribué aux membres aux moins deux semaines avant la tenue des élections.
D’autres mises en candidature seront aussi acceptées à la condition qu’elles soient endossées pas au moins cinq membres et soumises au conseil d’administration quinze (15) jours avant l’assemblée générale annuelle.
11. Réunions des administrateurs
Le conseil tient des réunions régulières au moins trois (3) fois par année. C’est la présidence qui assure les convocations.
Les avis de convocation spécifiant la date et le lieu de la rencontre sont expédiés aux membres au moins sept (7) jours avant la séance.
12. Quorum
Le quorum du conseil d’administration est de cinq (5) membres.
13. Gestion des réunions
La présidence de choisir la date, le lieu, l’heure et le moyen de communiquer avec les membres. Cette personne préside les rencontres ou, en son absence, la personne à la vice-présidence. Chaque membre a un droit de vote. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents. En cas d’égalité, la présidence dispose du vote prépondérant.
14. Responsabilités des détenteurs de fonctions
– Président.e
La présidence est représentante officielle de l’Association.Elle préside les rencontres des membres de l’association ainsi que les réunions du conseil. À ce titre, Elle assume toutes les responsabilités et pouvoirs que les lois et le règlement de l’Association lui assigne.
– Vice-président.e
En cas d’incapacité de la présidence, la vice-présidence assume toutes ses charges et responsabilités.
– Trésorier
La personne désignée à ce poste est responsable de la gestion de tous les fonds, certificats de dépôt et autres actifs de l’Association. Elle assume la bonne gestion des fonds auprès de la banque désignée par le conseil d’administration et produit les états financiers de l’ARD.
Secrétaire
La personne désignée à ce poste assure la tenue des procès-verbaux des réunions et voit à la distribution des avis de convocation tels que prescrits dans le présent règlement.
– Direction des communications
La personne responsable des communications voit aux communications avec les membres. Elle est aussi responsable de la gestion des principaux documents et gère le site Web de l’Association.
15. Rémunération
Les membres du conseil et les titulaires de responsabilités y siègent à titre bénévole. Ils ne bénéficient donc d’aucune rémunération. Toutefois, ils peuvent être remboursés pour des dépenses encourues pour l’Association à condition qu’elles soient approuvées par le conseil d’administration.
16. Pouvoir de signature
La présidence, la personne désignée au poste de trésorier et les autres personnes spécifiquement désignées par résolution du conseil d’administration sont autorisées à signer les chèques de l’Association.
17. Amendements au règlement
Tout amendement au présent règlement ou tout autre règlement de l’Association doit être soumis aux membres par le conseil d’administration.
Une copie de l’amendement proposé doit être transmise aux membres au moins dix (10) jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle ou réunion spéciale où sera étudié le projet. Un tel amendement requiert l’approbation des deux tiers des membres présents à cette assemblée.
18. Vérificateur – vérificatrice
L’assemblée générale annuelle choisit la personne pour ce poste ou un comité de vérification à chaque année.
Le comité de vérification est composé d’au moins un membre de l’Association qui ne siège pas à son conseil d’administration.
La personne désignée rencontre la présidence, la personne désignée au poste de trésorier ou tout membre du conseil qu’elle juge à propos afin de déterminer si les états financiers correspondent bien à la réalité.
La personne désignée au poste de vérificateur ou de vérificatrice présente son rapport à l’assemblée générale annuelle ou l’assemblée spéciale convoquée à cet effet.
19. Année financière
L’année financière de l’Association prend fin le dernier jour de décembre.
Rédacteur : Jacques Pigeon